Área de identidad
Código de referencia
EC ARCFIZ DGDA-2020
Título
Fecha(s)
- 2009 - 2020 (Creación)
Nivel de descripción
Fondo
Volumen y soporte
Este fondo documental está compuesto por 1850 cajas, mismas que corresponden a la documentación conservada de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación Documental, de la gestión institucional.
Área de contexto
Nombre del productor
Historia administrativa
Institución archivística
Historia archivística
La Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario – AGROCALIDAD, autoridad fitosanitaria, zoosanitaria y de inocuidad de los alimentos, fue creada a través de la Ley Orgánica de Sanidad Agropecuaria, el 20 de junio de 2017, publicada en el Registro Oficial No. 27, de 3 de julio de 2017, vigente hasta la actualidad. Dicha Institución alberga el fondo documental de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD, establecida bajo Decreto Ejecutivo No. 1449, de 22 de noviembre de 2008, publicado en el Registro Oficial No. 479, de 2 de diciembre de 2008; y, también contiene el fondo documental del Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria – SESA, instituido mediante Decreto Ejecutivo No. 2055, de 7 de noviembre de 2001, publicado en el Registro Oficial No. 455, de 16 de noviembre de 2001. Es importante señalar que el Cuadro de Clasificación versará exclusivamente sobre la Institución vigente.
La descripción del fondo documental de la Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario – AGROCALIDAD, parte de la estructura organizacional funcional orgánica (revisar el anexo), que consta en el Estatuto Orgánico por Procesos, establecido a través de la Resolución No. 0282, de 15 de agosto de 2014, publicada en el Registro Oficial Edición Especial 168, de 18 de septiembre de 2014, cuya última modificación se realizó el 05 de octubre de 2016.
La Institución está conformada por las secciones constituidas por las Direcciones de Asesoría: Planificación y Gestión Estratégica, Comunicación Social y Asesoría Jurídica; Direcciones de Apoyo: Administrativa Financiera, Recursos Humanos, Gestión Documental y Archivo, Tecnologías de la Información y Comunicación; y, Coordinaciones Generales: Sanidad Animal, Sanidad Vegetal, Inocuidad de los Alimentos, Laboratorios y Registros de Insumos Agropecuarios.
Origen del ingreso o transferencia
Cabe señalar que la institución recibió el fondo documental de la extinta SESA, Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria, una vez que fue creada Agrocalidad, Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro.
Área de contenido y estructura
Alcance y contenido
El fondo documental de la Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario - AGROCALIDAD, está compuesto por 1850 cajas de la producción de gestión de cada una de sus áreas, misma que se contempla desde al 2009 hasta la fecha. Es importante recalcar que dentro de su contenido consta información que es de propiedad del cliente, documentación que constituyen aquellos expedientes de solicitudes de registros de insumos agropecuarios.
Valorización, destrucción y programación
Para la valoración de la información, con la Dirección General de Gestión Documental y Archivo a la cabeza, se realizaron varias reuniones con cada una de las áreas productoras de la información, con quienes se estructuró la tabla de plazos de conservación documental, así como se elaboró el cuadro de clasificación documental de la Institución. A partir de ello, de acuerdo a la Regla Técnica de Administración y Organización de Archivos Públicos, se han desarrollado diversos procesos de baja documental, que a su vez han sido avalados o validados por la Dirección de Archivo de la Administración Pública.
Acumulaciones
En razón de tener un espacio reducido no se han hecho transferencias de información.
Sistema de arreglo
Para el ordenamiento documental, se respetó el principio de procedencia y de orden original; además, se consideró la estructura de acuerdo a las gestiones que cada coordinación o dirección desempeña en la entidad.
Área de condiciones de acceso y uso
Condiciones de acceso
Para el acceso a la información se tomó en cuenta la Ley del Sistema Nacional de Archivos, publicada en el año 1982, misma que continúa vigente. Por otra parte, también se consideró la Regla Técnica de la Administración y Organización de los Archivos Públicos, publicada en mayo de 2019.
Condiciones
Es importante considerar que existe información considerada como propiedad intelectual, sobre todo se trata de aquellas formulaciones de productos que tienen que ver con insumos agropecuarios, que permanecen en el archivo como parte de los expedientes y que están próximos a ser devueltos de forma ordenada.
Idioma del material
- chino
- español
- francés
- inglés
- italiano
- ruso
Escritura del material
- común
Notas sobre las lenguas y escrituras
La información está de forma manuscrita, mecanografiada, impresa en laser.
Características físicas y requisitos técnicos
Se encuentra en repositorios con medidas de seguridad, tales como: extintores con producto químico, sensores de humo, sin sensores de humedad, pero en habitaciones que tienen la ventilación adecuada y niveles de luz requerida.
Instrumentos de descripción
Las herramientas utilizadas son los inventarios, tabla de plazo de conservación documental, listados descriptivos, cuadro de clasificación documental, manual y norma del sistema institucional de gestión documental y archivo, sistema de digitalización Documents.
Área de materiales relacionados
Existencia y localización de originales
La documentación original se halla en el repositorio documental conocido en la Institución como Centro de Información Documental (CID), luego de que con todas las áreas técnicas se realizó el expurgo correspondiente.
Existencia y localización de copias
Una vez realizado el expurgo se han descartado las copias. Es importante mencionar que existe un sistema de digitalización llamado Documents, en el que se alberga la información digitalizada en un 60%.
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicación
Cuadro de Clasificación Documental
Área de notas
Notas
El fondo posee información de gestión que es de libre acceso de acuerdo a los procedimientos estipulados en la ley y también existe información confidencial que es de propiedad del cliente.
Identificador/es alternativo(os)
Puntos de acceso
Puntos de acceso por lugar
Puntos de acceso por autoridad
Tipo de puntos de acceso
Área de control de la descripción
Identificador de la descripción
AGC-DGDA-2020
Identificador de la institución
Reglas y/o convenciones usadas
ISAD (G)
Estado de elaboración
Borrador
Nivel de detalle
Parcial
Fechas de creación revisión eliminación
26-02-2020
Idioma(s)
- español
Escritura(s)
- común
Fuentes
Normativa internacional: CODEX, CAN, CIAO.
Nota del archivista
La información contenida en el Centro de Información Documental (CID) de la Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario, aún se halla en un sitio alejado de la Institución que es la localidad de San José de Tucuso, Machachi, Mejía, Pichincha, donde lo que antiguamente era la Escuela Fiscal Urbana "11 de Noviembre", la misma que aún es de propiedad del Ministerio de Educación y que se halla en convenio de uso o comodato para la Institución.