Parte DPFFM - Departamento de Planificación Física, Fiscalización y Mantenimiento

Antes de concretarse el Departamento de Planificación Física, Fiscalización y Mantenimiento de la universidad este comenzó siendo una comisión especial bajo el mando del Honorable Consejo Universitario la cual fue denominada como la Comisión de Construcciones y Licitaciones de Ciudad Universitaria creada a partir del año de 1947 bajo la aprobación del Rector Julio Enrique paredes. Dicha comisión en inicio estuvo conformada por docentes de la universidad y desempeñaron funciones destinadas al estudio de presupuesto de obra y la adjudicación de las mismas a personas y empresas para la construcción del campus universitario ubicado en la avenida América.
En inicio la comisión de licitaciones estuvo conformada por cuerpo docente pero después fue necesario contar con personal técnico como ingenieros civiles, arquitectos, procurador y abogados, todos supervisados por el Honorable Consejo Universitario. A partir de 1948 la Comisión de Licitación se denominó Comisión de Obras Universitarias (Construcciones) y adquirió sus funciones dentro de un marco normativo.
Para el año 1951 se menciona en la dirección al arquitecto Gilberto Gatto Sobral y al ingeniero Eduardo Naranjo como responsables de la Oficina de Construcciones, sin embargo no se establece un dato esclarecedor en donde haya funcionado el departamento en un inicio.
La documentación del Departamento de Planificación Física, Fiscalización y Mantenimiento se origina a la par del proceso constructivo de Ciudadela Universitaria en la Avenida América a partir del año de 1947, sin embargo todo lo referido a las memorias técnicas constructivas de edificaciones entre 1947 y 1999 reside en el Archivo General de la universidad mientras que la documentación de edificaciones construidas desde el 2000 en adelante reside en el departamento, a excepción del material cartográfico que hace referencia a documentación desde el año 1947 a la actualidad que no ha sido traslado al Archivo General porque constituyen documentos de consulta interna y que han sido fotocopiados y calcados para su maniobrabilidad. Solo una parte de la documentación se encuentra registrada en un inventario analítico de excel y la información digital se encuentra en carpetas pero no se puede definir su criterio de organización.
La documentación del DPFM es producto de las actividades que desarrolla en el marco de sus funciones como la planificación física de nuevos espacios, elaboración de cubicaciones, presupuestos y especificaciones técnicas para el desarrollo de procesos constructivos, la obtención de parámetros contractuales, la fiscalización y seguimiento de obras en su proceso constructivo, además del mantenimiento preventivo y correctivo de las edificaciones.